属性について


Feature deprecation: For more information, see Deprecation: Attributes for Documents.

属性はファイルの整理に役立ちます。

属性とは、関連するドキュメントまたは類似のドキュメントを保存されているドキュメント リポジトリ内の場所に関係なく、探すために使用する一種のメタデータです。作成した属性は、ユーザーが各個人およびグループの職場でファイルに割り当てできます。ユーザーはファイルに属性を割り当てるときにその属性の値を指定します。 


請求書に基づいてファイルを検索したいとします。「請求書番号」という属性を作成します。その後ユーザーは注文情報を含む各ファイルにその属性を割り当てることができます。ユーザーがファイルに属性を割り当てるとき、そのファイルに関連のある請求書番号をその通りに指定します。サービス プロバイダーや請求日など、請求書の他の属性を作成することもできます。属性が多いほど、必要なときに書類を見つけやすくなります。 

1 つの組織に対して最大 1000 個までの属性を作成できます。各ファイルに対しては最大 50 個までの属性を割り当てできます。ユーザーが属性をファイルに追加するとき、その属性に対して 10 個まで異なる値を割り当てることができます。 現在、ユーザーは属性に文字列値しか指定できませんが、任意の英数字の組み合わせで最大 1024 文字まで入力できます。今後、他のタイプの属性も利用可能にする予定です。

属性は全社的に利用できます。

すべての属性は、御社のすべての職場とすべてのファイルに対して利用可能です。このため、属性の用法は非常に柔軟性に富んでいます。したがって、ユーザーに利用可能な属性およびそれらの使い方についてよく説明する必要があります。 

ヒント:「属性」というチャット グループを始めて、新しい属性を追跡します。また、各属性にわかりやすい説明を付けて、他のユーザーが使えるようにします。

ユーザーが属性を使用する方法を決めます

ユーザーが属性を使用できる方法を決定する 2 つの要素があります。管理者として、あなたはその両方を管理します。

まず、適切な役割と権限をユーザーに割り当てます。正しい権限があれば、ユーザーは各個人の職場のファイルに対して属性を使用できます。 

次に、各ユーザーに各自のグループの職場におけるファイルに対して持たせるアクセス レベルを割り当てます。このアクセス レベルにより、ユーザーが各グループの職場でファイルに属性を割り当てできるかどうかが決まります。詳細は、「グループ ワークスペースのアクセス レベルについて」を参照してください。

属性はファイルに留まります。

ユーザーがファイルを移動すると、そのファイルの属性もそれと共に移動します。