ファイルを検索


  • 役割に割り当てられたコンテンツ管理のユーザー権限

必要条件

コンテンツ レポジトリが拡大したら、ドキュメントの堅牢な検索機能を使って、ファイルを探すことができます。Documents ではマイ ワークスペースと自分が所属するすべてのグループ ワークスペースで検索が行われます。一致するすべてのファイルが統合された 1 つのリストで表示されます。

Documents では、必要な正しいファイルを見つけるために、検索をカスタマイズすることができます。例:

  • あなたと共有されているすべてのファイル
  • Bob Snyder によって作成された、「重要」というタグの付いたすべてのファイル
  • 特定の通話者からのすべてのレコーディング
  • これまでの 2 週間のうちに作成され、「製品発売」という言葉を含むすべての PDF ファイル


  1. [ドキュメント] をクリックします。
  2. [ドキュメントを検索] ボックスに簡単な検索語句を入力します。
    例えば、ファイル名や作成者名などです。簡単な検索語句を作成する方法についての詳細は、「検索例」を参照してください。

    メモ: Documents ではこの文字列に全文検索を使用します。

  3. 検索したいワークスペースを選択します。 
    ワークスペースを選択して、その上にカーソルを置いて選択ボタンをクリックします。

    WorkspaceSelection

  4. 検索アイコンをクリックします。
    SearchDocuments
    [ドキュメントを検索] ページに検索結果が表示されます。 これで、ビューとフィルターを使用して検索を絞り込むことができます。

Tips:
  • すべてのワークスペースのファイルをすべて表示するには、ワークスペースを何も選択しないでください。
  • 選択したワークスペース内のすべてのファイルを表示するには、[ドキュメントを検索] ボックスに何も入力しないでください。


Documents により、ファイル名、作成者名、ファイルの種類、タグに一致するものが検索されます。さらに、ドキュメントでは全文検索を使って、指定したテキストがファイルの実際の内容から検索されます。いずれの場合でも、大文字と小文字は区別されません。

検索の例

検索語句 検索結果
da、Da、または DA David Smith により作成されたファイル、Daily Report という名前のファイル、data というタグの付いたファイル。
PDF または pdf  PDF という拡張子の付いたファイル
 12

 名前に 12 を含むファイル 

メモ:検索したフィールドのいずれかに「12」が含まれない限り、2012 年からのファイルは見つかりません。

検索後、ビューを選択して、そのビュー基準に一致するドキュメントを表示することができます。 例えば、マイ ワークスペースにあるレポートを検索するには、まず「レポート」を検索します。次に、[ドキュメントを検索] ページで [マイ ドキュメント] をクリックします。

ビュー 説明
すべて ドキュメント レポジトリにあるすべてのファイル
マイ ドキュメント マイ ワークスペースのファイル
直近 マイ ワークスペースとグループ ワークスペースに最も最近追加したファイル
自分と共有 あなたと共有されているファイル
自分が共有 あなたが共有したファイル
誰とでも共有 組織の誰かによって公に共有されているファイル

ビューを適用すると、それはファイル リストの上に表示されます。 

複数のビューを適用することができます。結果をもっと表示するには、ビューを削除することができます。

検索結果をさらに絞り込むには、フィルターを使用します。 

フィルターを使って特定の基準を基にして検索を絞り込むことができます。

  1. フィルターを選択するには、リストでその名前をクリックします。フィルターの横にある番号は、一致するレコード数を示します。facets2
    メモ:多くのフィルターをクリックするほど、表示される一致ファイルの数が少なくなります。例えば、「コンテンツのタイプ = PDF」と「作成日 = 過去 30 日」という条件を選択すると、両方のフィルターを満たすファイルのみが検索結果のリストに表示されます。
  2. 特定の日付範囲を定義するには、[カスタム範囲] をクリックします。
    narrow3
  3. フィルターをもっと表示するには、[さらに表示] をクリックします。
    narrow4
  4. 検索結果が十分でない場合は、フィルターを削除します。 
    FilterRemove
  5. 検索を再実行するには、フィルターをすべて削除してから新しい検索文字列を入力します。
    SearchNew
    メモ: ドキュメントでは、この文字列に全文検索を使用します。
  6. 検索アイコンをクリックします。
    SearchIcon